CSV-mall för brevutskick — kolumner, exempel & fallgropar

För ett standardbrevutskick i Sverige räcker fem kolumner:

• namn – mottagarens fullständiga namn (Förnamn Efternamn eller Företag AB)
• adress – gatuadress inklusive nummer, t.ex. 'Storgatan 12' eller 'Box 4711'
• postnr – 5 siffror utan mellanslag, t.ex. '11122'
• ort – 'Stockholm', 'Göteborg', 'Malmö'…
• land – 'SE' för Sverige. För utlandsbrev: 'NO', 'DK', 'DE', 'US' m.fl.

Behöver ni personalisera brevets *innehåll* (inte bara adressen) lägg till extra kolumner som fornamn, ordernummer, kampanjkod och referera till dem via flätningsfält i brevmallen.

Så här ser en minimal fil ut (semikolon-separerad, UTF-8):

• `namn;adress;postnr;ort;land`
• `Anna Andersson;Storgatan 12;11122;Stockholm;SE`
• `Bengt Bengtsson;Lillgatan 4B;41118;Göteborg;SE`
• `Company AB;Vasagatan 45;10367;Stockholm;SE`

Med personalisering:

• `fornamn;namn;adress;postnr;ort;land;ordernummer`
• `Anna;Anna Andersson;Storgatan 12;11122;Stockholm;SE;4712`
• `Bengt;Bengt Bengtsson;Lillgatan 4B;41118;Göteborg;SE;4713`

Ladda ner en färdig mall från företagsportalen — så slipper ni sätta rubrikerna själva.

Excel har flera egenheter som kan förstöra en CSV innan den ens laddats upp:

• Inledande nollor försvinner — postnummer '01234' blir '1234'. Formatera kolumnen som Text innan du klistrar in adresserna.
• Å, Ä, Ö blir konstiga tecken — spara som CSV UTF-8 (inte 'CSV (Comma delimited)'). I Excel: 'Spara som' → 'CSV UTF-8'.
• Automatisk formatering av datum eller nummer — förhindras genom att formatera kolumnen som Text.
• Trailing whitespace — extra mellanslag efter texten. Rensa med `=TRIM(A2)` innan export.
• Dubbletter — dubbla rader betyder dubbla brev. Använd 'Ta bort dubbletter' innan export.

Google Sheets: 'Arkiv' → 'Ladda ner' → 'Kommaseparerade värden (.csv)'. Kodningen blir alltid UTF-8, vilket är bekvämt.

PostNords sorteringsmaskiner läser adresser i en specifik ordning. Även om ni skickar via en tjänst som formaterar åt er är det bra att veta:

1. Rad 1: Namn — mottagarens fullständiga namn eller företagsnamn
2. Rad 2: Gatuadress eller Box — inklusive nummer, ev. lägenhet
3. Rad 3: Postnummer + Ort — 5 siffror, ett mellanslag, ort
4. Rad 4 (endast utland): Land — i versaler, gärna engelska (SWEDEN, GERMANY)

Adressuppgifterna i CSV-filen bör mappa direkt mot dessa rader.

Ni kan blanda svenska och utländska mottagare i samma CSV. Använd landskolumnen för att avgöra vad som är vad:

• Rader med land = SE (eller tomt) behandlas som inrikes — 22 kr/brev upp till 50 g 2026.
• Rader med annan landskod behandlas som utrikes — 44 kr/brev upp till 50 g 2026.

Vi räknar automatiskt om priset per rad i CSV:n. Läs mer i vår guide om att skicka brev utomlands.

Har du din CSV klar? Ladda upp den på företagsportalen så ser du pris direkt.

Fördjupning:

• Brevutskick för företag – komplett guide
• Adresserad direktreklam
• Skicka fakturor per post