Skicka fakturor per post — guide för företag 2026

Även 2026 finns flera scenarion där pappersfaktura är nödvändig eller mest effektiv:

• Kunder som inte är på Kivra eller e-faktura — särskilt privatpersoner över 65 och vissa småföretag utan digital brevlåda.
• B2B-kunder som kräver fysisk faktura för sin bokföringsrutin.
• Sista påminnelsen före inkasso — en fysisk faktura får ofta uppmärksamhet där mejlen ignorerats.
• Formell dokumentation — vissa myndigheter och juridiska processer kräver pappersspår.
• Kunder utomlands utan svensk digital brevlåda.

För återkommande fakturaflöden — se hur självservice-portalen fungerar för fakturor.

Kostnaden består av fyra delar:

• Porto — PostNord 1:a-klass, 22 kr/faktura upp till 50 g inrikes 2026.
• Tryck — svartvitt är i princip alltid rätt val för fakturor.
• Kuvert och kuvertering — vitt C5-kuvert är standard, fönster möjligt.
• Inlämning och hantering — ingår i tjänsten.

Totalt landar en typisk pappersfaktura på 12–20 kr styck via en modern självservice-portal — ofta lägre än att sköta det själv om ni räknar in tiden.

Ett effektivt fakturautskick består av tre delar:

1. Exportera fakturorna som PDF från affärssystemet — Fortnox, Visma, Bokio och Björn Lundén stödjer PDF-export i batch.
2. Exportera adresslistan som CSV — namn, adress, postnr, ort, land. Läs mer i CSV-mall-guiden.
3. Ladda upp båda i portalen — matchas mot varandra, betalas och postas.

Är fakturorna sammanslagna till en PDF (en sida = en faktura) räcker det med en enda fil, matchad mot mottagarordningen i CSV.

Två alternativ, båda vanliga:

• Adress tryckt på kuvertet (standard). Kuvertet är rent och professionellt. Rekommenderas när fakturans layout inte är kompatibel med fönsterposition.
• Fönsterkuvert där fakturans adressfält syns genom fönstret. Ger ett bank-liknande formellt intryck och kräver att fakturans adressfält ligger i standardposition (35 mm från vänsterkant, 50 mm från topp för DIN long/C5).

Vid större volymer är fönsterkuvert något dyrare per styck men sparar en tryckoperation.

PostNord 1:a-klass levererar normalt 2–3 vardagar inrikes 2026 (varannandagsutdelning). För fakturor betyder det:

• Beställning före kl 12:00 vardag → inlämning samma dag.
• Mottagare får fakturan 2–3 vardagar senare.
• Om betalvillkoret är 30 dagar netto från fakturadatum — räkna med att kunden effektivt har 27–28 dagar att betala.

Vill ni ha snabbare leverans finns Expressbrev (PostNord, cirka 95–125 kr styck, nästa vardag).

För sista påminnelse innan inkasso, uppsägning av avtal eller andra formella dokument använder många företag rekommenderat brev. Mottagaren skriver under vid avhämtning på PostNords utlämningsställe, vilket ger juridiskt bevisvärde att brevet levererats.

Kostnad 2026: 116 kr via postnord.se (146 kr via ombud) för upp till 50 g. Läs mer om rekommenderat brev via PostNord.

Personuppgifterna på fakturan (namn, adress) ligger under bokföringslagen — ska sparas i 7 år. Adressdatan som skickas till tryckerileverantören används endast för leverans och raderas därefter enligt personuppgiftsbiträdesavtal (PuBA).

Se till att ni har PuBA på plats med er tryckerileverantör vid återkommande utskick.

Klart att köra en fakturabatch? Använd företagsportalen för fakturor.

Fördjupning:

• Brevutskick för företag – komplett guide
• CSV-mall för brevutskick
• Rekommenderat brev — komplett guide